Archiviazione digitale documenti: la rivoluzione digitale è già iniziata

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Il mondo post Covid-19 sarà un posto diverso, soprattutto nell’ambito lavorativo: diverse cose sono cambiate negli ultimi due anni e altre cambieranno negli anni a venire.

Tra di esse, l’archiviazione digitale documenti sarà al centro di questi cambiamenti; ecco perché bisogna ricorrere ai ripari affidandosi ad aziende in grado di supportarvi in questo delicato passaggio.

Nello specifico, le soluzioni di archiviazione digitale dei documenti di SGA Service stanno diventando un punto di riferimento per cittadini e aziende.

Secondo alcuni sondaggi, durante il lockdown, circa 7 milioni di persone hanno lavorato in smart working d’emergenza; questo dato ha stilato una serie di previsioni future, in cui il modello di lavoro classico tenderà repentinamente a scendere.

Nel nuovo modello organizzativo chiamato hybrid work, che prevede di lavorare un po’ a casa e un po’ in presenza, la componente digitale assume un ruolo primario nel permettere la necessaria fluidità di lavoro precedentemente minata da ostacoli propri degli spazi condivisi.

Risulta chiaro che in questa nuova prospettiva lavorativa l’archiviazione digitale documenti è fondamentale per il business.

Archiviazione digitale documenti: un nuovo approccio aziendale

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L’archiviazione digitale documenti non è solo un metodo pratico e ultra veloce per archiviare qualsiasi tipo di documentazione sotto forma di file, ma è anche per le aziende e le organizzazioni un nuovo approccio al business.

Grazie a esso, possono adesso sostenere politiche di lavoro agile e mettere in pratica strategie data-driven volte all’ottimizzazione dei processi.

Il concetto va ben oltre la semplice conversione della carta in formato digitale: per mezzo di piattaforme software personalizzate e protocolli informatici, i contenuti sotto forma di dati diventano accessibili a utenti e sistema aziendale.

Meno costi con archiviazione digitale documenti

Non c’è dubbio che l’abbattimento dell’utilizzo dei supporti cartacei a favore di quelli digitali comporti minori costi in termini di consumo di carta, spazio occupato per l’archiviazione e di gestione degli stampati.

È risaputo che ogni documento cartaceo genera un costo che, secondo un computo generale, si aggira intorno agli 8 euro; questo costo nasce dalle dinamiche che hanno portato alla creazione di tale documento, come i processi di stampa, l’imbustamento, la conservazione di una copia da parte dell’azienda e del cliente.

A questi vanno aggiunti i costi di per l’acquisto dei materiali consumabili e i costi di logistica, invece, grazie all’archiviazione digitale documenti, il costo si aggira intorno a 1 euro.

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Smart working e archiviazione digitale documenti: un connubio indissolubile

Il percorso dello smart working perseguito da un’azienda non può prescindere dall’archiviazione elettronica documenti; ovunque un dipendente lavori, la possibilità di accedere a qualsiasi tipologia di documento utilizzando un PC o dispositivo mobile rende molto più semplice la gestione delle attività fuori sede.

Non è solo questo l’unico vantaggio.

Un dipendente che si occupa di stipulare contratti non sarà più costretto a portare con sé pile di carte da far firmare al cliente: basta soltanto il formato digitale; naturalmente, per essere siglato, un contratto necessita di firma elettronica.

Archiviazione digitale documenti: come funziona e come va fatta in azienda

Quanto detto sopra ha messo in chiaro un assunto: la trasformazione digitale nell’ambito della documentazione è la nuova frontiera del mondo aziendale.

Non si tratta soltanto di archiviare digitalmente tutti i documenti in sistemi di storage potenti e che contengono tanti terabyte di memoria, rendendoli più accessibili a manager e dipendenti da qualunque posto, ma anche di costruire intorno all’archiviazione digitale documenti un ecosistema fatto di tool e servizi che permettano di creare, modificare, salvare, inviare e condividere ogni tipologia di documento da e per diversi dispositivi.

A questo vanno aggiunti gli strumenti utili alle aziende per osservare quanto stabilito dal GDPR per il corretto trattamento dei dati personali, nonché quelli per riconoscere le identità digitali, elementi, questi che sono necessari per la firma elettronica.

Infine, la sicurezza: ogni dispositivo elettronico può essere soggetto a varie forme di hackeraggio attraverso applicazioni spam.

Siccome i documenti digitali contengono informazioni personali e vitali, un archivio digitale ha bisogno di essere messo in sicurezza mediante l’utilizzo di software personalizzati che possano bloccare qualsiasi tentativo di entrata non autorizzata.

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